Aufbewahrungsregeln für Google Meet festlegen

Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Aufzeichnungen und Protokolle von Google Meet in Google Vault aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Meet-Daten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden.

Meet-Daten unterliegen standardmäßig den Aufbewahrungsregeln für Google Drive, da die Dateien in Google Drive gespeichert werden. Wenn Sie die Aufbewahrung von Meet-Daten getrennt von anderen Drive-Elementen verwalten möchten, können Sie Meet-spezifische Aufbewahrungsregeln festlegen. Diese Regeln werden erst wirksam, wenn Sie Meet-Aufbewahrungsregeln in den Aufbewahrungseinstellungen von Vault aktivieren.

Wenn Sie Daten behalten möchten, die bestimmten Bedingungen für eine bestimmte Zeit entsprechen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für eine bestimmte Zeit aufbewahren möchten, können Sie eine Standardaufbewahrungsregel erstellen.

Auf dieser Seite

• Wichtige Informationen zu Google Meet und zur Aufbewahrung
• Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Meet festlegen
• Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Meet festlegen
• Optional: Meet-spezifische Aufbewahrungsregeln aktivieren

Wichtige Informationen zu Google Meet und zur Aufbewahrung

Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die Meet-Dateien, die in Vault unterstützt werden, informieren.

WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, kann es passieren, dass Aufzeichnungen und Protokolle in Google Meet sofort und dauerhaft gelöscht werden. Seien Sie also besonders aufmerksam, wenn Sie Aufbewahrungsregeln erstellen oder ändern. Am besten probieren Sie neue Regeln in einer kleinen Gruppe von Konten aus, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

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Aufbewahrung für Meet erst nach dem Erstellen von Aufbewahrungsregeln aktivieren

Die Meet-spezifische Aufbewahrung ist standardmäßig deaktiviert und Meet-Daten werden gemäß den Aufbewahrungsregeln für Google Drive aufbewahrt. Wenn Sie die Aufbewahrung für Meet aktivieren, bevor Sie entsprechende Aufbewahrungsregeln festgelegt haben, sind die Daten in Meet nicht geschützt. Diese Aufbewahrungslücke kann dazu führen, dass einige Meet-Daten dauerhaft gelöscht werden, weil sie nicht mehr durch Drive-Aufbewahrungsregeln geschützt sind.

Wofür gelten Aufbewahrungsregeln für Meet?

Meet-Aufbewahrungsregeln gelten für die Meet-Originalaufzeichnungen und die Protokolle für Anwesenheiten, Chats, Fragen und Antworten, Transkripte sowie Umfragen im Zusammenhang mit aufgezeichneten Videokonferenzen in Meet.

Kopien dieser Dateien oder Versionen, die heruntergeladen und in Google Drive hochgeladen werden, unterliegen den Aufbewahrungsregeln von Google Drive. Besprechungsnotizen unterliegen außerdem den Aufbewahrungsregeln für Google Drive, selbst wenn Sie Meet-spezifische Aufbewahrungsregeln erstellt und die Aufbewahrung für Meet aktiviert haben.

Drive-Holds gelten immer für Meet-Aufzeichnungen und die zugehörigen Protokolle

Wenn Sie Meet-spezifische Aufbewahrungsregeln aktivieren, gelten Drive-Holds weiterhin für Meet-Aufzeichnungen sowie für Teilnahmeberichte, Chats, Fragen und Antworten, Transkripte und Umfragen in Google Meet.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Meet festlegen

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf AufbewahrungBenutzerdefinierte RegelnErstellen.
3. Wählen Sie als Dienst Meet aus und klicken Sie dann auf Weiter.
4. Wählen Sie den Geltungsbereich aus:
   • Organisationseinheit: Die Regel wird auf eine bestimmte Organisationseinheit angewendet:
     1. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie eine Organisationseinheit aus.
     2. Optional: Wenn Sie die Regel auf geteilte Ablagen anwenden möchten, in denen Konten in der ausgewählten Organisationseinheit Mitglied sind, klicken Sie das Kästchen neben Ergebnisse aus geteilten Ablagen einschließen an.
   • Alle geteilten Ablagen: Die Regel wird auf alle geteilten Ablagen in der Organisation angewendet.
   • Bestimmte geteilte Ablagen: Die Regel wird auf eine geteilte Ablage angewendet, die für ein bestimmtes Konto freigegeben ist.
     1. Klicken Sie auf Geteilte Ablagen hinzufügen.
     2. Geben Sie mindestens ein Konto ein und klicken Sie auf Suchen.
     3. Wählen Sie mindestens eine geteilte Ablage aus.
     4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Weiter.

6. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:

   • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
   • So sorgen Sie dafür, dass Dateien nach einer bestimmten Zeit dauerhaft gelöscht werden:
     1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
     2. Geben Sie die Anzahl der Tage für die Aufbewahrungsdauer von 1 bis 36.500 ein.
     3. Wählen Sie aus, wann die Aufbewahrungsdauer der Datei beginnen soll:
        1. Wenn Sie die Aufbewahrung basierend auf einem Ereignis in Bezug auf eine Datei starten möchten, klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer Erstellt am, Änderungsdatum oder Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde. 
        2. Wenn Sie die Aufbewahrung gemäß der Bedingung des Datumsfelds für ein Drive-Label starten möchten (siehe Schritt 6), klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Datum im Feld „Labeldatum“ festgelegt aus. Wählen Sie dann ein Datumsfeld aus. Die Aufbewahrungsdauer für ein Element beginnt beim Wert dieses Datumsfelds. 
     4. Wählen Sie aus, was mit Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
        • Nur unwiderruflich entfernte Elemente dauerhaft löschen: Mit dieser Option werden abgelaufene Elemente dauerhaft gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Nutzer haben keinen Zugriff auf sie und möchten sie in der Regel nicht behalten. Wählen Sie diese Option aus, um nur Dateien dauerhaft zu löschen, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden.
        • Alle Elemente in den Drive-Ablagen der Nutzer dauerhaft löschen, auch solche, die nicht unwiderruflich entfernt wurden: Bei dieser Option werden alle abgelaufenen Elemente dauerhaft gelöscht, auch Elemente in den Drive-Ordnern der Nutzer. Dazu können auch Elemente gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Wenn Sie alle Dateien dauerhaft löschen möchten, auch die nicht gelöschten Dateien, wählen Sie diese Option aus.
          Warnung: In Vault können Drive-Dateien, die die Aufbewahrungsdauer überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie die Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.
7. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit den Daten nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
   • Wenn Sie nur die Daten dauerhaft löschen möchten, die von Nutzern gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
   • Wenn Sie alle Daten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus. Durch diese Regel werden möglicherweise sowohl gelöschte Daten als auch Daten in den Ablagen der Nutzer dauerhaft gelöscht.

     Warnung: Wenn Sie Meet-spezifische Regeln aktiviert haben, können in Meet Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie eine Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.

8. Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festgelegt haben, klicken Sie auf das Kästchen zur Bestätigung und dann auf Akzeptieren.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Meet festlegen

Wenn die standardmäßige Aufbewahrungsregel für Meet aktiviert ist, gilt sie für alle Meet-Daten, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen. Das gilt auch für Aufzeichnungen in „Meine Ablage“ und in geteilten Ablagen.

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der standardmäßigen Aufbewahrungsregeln wird geöffnet.
3. Klicken Sie auf „Meet“ .

4. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:

   • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
   • So sorgen Sie dafür, dass Dateien nach einer bestimmten Zeit dauerhaft gelöscht werden:
     1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
     2. Geben Sie die Anzahl der Tage für die Aufbewahrungsdauer von 1 bis 36.500 ein.
     3. Wählen Sie aus, wann die Aufbewahrungsdauer der Datei beginnen soll:
        1. Wenn Sie die Aufbewahrung basierend auf einem Ereignis in Bezug auf eine Datei starten möchten, klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer Erstellt am, Änderungsdatum oder Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde. 
        2. Wenn Sie die Aufbewahrung gemäß der Bedingung des Datumsfelds für ein Drive-Label starten möchten (siehe Schritt 6), klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Datum im Feld „Labeldatum“ festgelegt aus. Wählen Sie dann ein Datumsfeld aus. Die Aufbewahrungsdauer für ein Element beginnt beim Wert dieses Datumsfelds. 
     4. Wählen Sie aus, was mit Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
        • Nur unwiderruflich entfernte Elemente dauerhaft löschen: Mit dieser Option werden abgelaufene Elemente dauerhaft gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Nutzer haben keinen Zugriff auf sie und möchten sie in der Regel nicht behalten. Wählen Sie diese Option aus, um nur Dateien dauerhaft zu löschen, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden.
        • Alle Elemente in den Drive-Ablagen der Nutzer dauerhaft löschen, auch solche, die nicht unwiderruflich entfernt wurden: Bei dieser Option werden alle abgelaufenen Elemente dauerhaft gelöscht, auch Elemente in den Drive-Ordnern der Nutzer. Dazu können auch Elemente gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Wenn Sie alle Dateien dauerhaft löschen möchten, auch die nicht gelöschten Dateien, wählen Sie diese Option aus.
          Warnung: In Vault können Drive-Dateien, die die Aufbewahrungsdauer überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie die Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.
5. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit den Daten nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
   • Wenn Sie nur die Daten dauerhaft löschen möchten, die von Nutzern gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
   • Wenn Sie alle Daten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus. Durch diese Regel werden möglicherweise sowohl gelöschte Daten als auch Daten in den Ablagen der Nutzer dauerhaft gelöscht.

     Warnung: Wenn Sie Meet-spezifische Regeln aktiviert haben, können in Meet Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie die Regel speichern. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer eigentlich behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.

6. Klicken Sie auf Speichern. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu speichern.

Optional: Meet-spezifische Aufbewahrungsregeln aktivieren

Meet-Aufzeichnungen werden gemäß den Aufbewahrungsregeln für Google Drive gespeichert, bis Sie die Vault-Einstellungen ändern und Meet-Aufbewahrungsregeln aktivieren.

So wenden Sie Meet-Aufbewahrungsregeln auf Meet-Aufzeichnungen und zugehörige Protokolle anstelle von Aufbewahrungsregeln für Google Drive an:

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf AufbewahrungEinstellungen.
3. Wählen Sie neben Meet die Option Durch Meet-Regel aufbewahrt aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.